Informativa / politica sulla privacy

Cos'è questa informativa / politica sulla privacy?

La presente Informativa / Politica sulla privacy dei dati descrive le categorie di dati personali elaborate dall'Unità di supporto scout internazionale e per quali scopi. International Scout Support Unit si impegna a raccogliere e utilizzare tali dati in modo equo e in conformità con i requisiti del Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR), i regolamenti stabiliti dall'Unione Europea e il Data Protection Act 2018 (DPA 2018), la legge del Regno Unito che comprende il GDPR.

 

La presente Informativa / Politica sulla privacy si applica a membri, genitori / tutori di giovani membri, volontari, dipendenti, appaltatori, fornitori, sostenitori, donatori e membri del pubblico che entreranno in contatto con l'Unità di supporto scout internazionale.

Chi siamo

L'International Scout Support Unit è un ente di beneficenza autorizzato dalla Charity Commission for England & Wales.

Il Titolare del trattamento dei dati per l'Unità di supporto scout internazionale è il Comitato esecutivo nominato in occasione di un'assemblea generale annuale e sono Amministratori di beneficenza. Il presidente degli amministratori di beneficenza è Craig Gibson, che può essere contattato all'indirizzo manager@issu.org.uk da questo punto in poi l'Unità di supporto scout internazionale verrà chiamata "noi".

 

Essendo un piccolo ente di beneficenza, non siamo tenuti a nominare un responsabile della protezione dei dati.

I dati che possiamo trattare

La maggior parte delle informazioni personali in nostro possesso ci viene fornita direttamente da te o dai genitori o tutori legali dei membri dei giovani verbalmente o in formato cartaceo, digitale o tramite il nostro sistema di iscrizione online Compass. Nel caso di membri adulti e volontari, i dati possono essere forniti anche da terze parti, come Disclosure and Barring Service (DBS), Access Northern Ireland o Disclosure Scotland.

 

Se un membro ha meno di 18 anni, queste informazioni saranno ottenute solo da un genitore o tutore e non possono essere fornite dal giovane.

 

Potremmo raccogliere le seguenti informazioni personali:

  • Dettagli di contatto personali come nome, titolo, indirizzo, numeri di telefono e indirizzo e-mail personale, in modo che possiamo contattarti.

  • Data di nascita - in modo da garantire che i giovani siano assegnati alla Sezione appropriata per la loro età e che gli adulti siano abbastanza grandi per prendere un appuntamento con lo Scoutismo.

  • Genere - in modo che possiamo rivolgerci alle persone correttamente e soddisfare qualsiasi esigenza specifica.

  • Informazioni di contatto di emergenza - in modo da poter contattare qualcuno in caso di emergenza.

  • Numeri di identificazione del governo, ad esempio assicurazione nazionale, patente di guida, passaporto, per poter elaborare i controlli dei casellari giudiziari volontari.

  • Dettagli del conto bancario e informazioni sullo status fiscale - in modo da poter raccogliere aiuti per regali dall'HMRC dove vengono effettuate le donazioni.

  • Registri di formazione - in modo che i membri possano monitorare i loro progressi attraverso il programma Scout o il programma di formazione per adulti.

  • Razza o origine etnica - in modo da poter prendere accordi adeguati in base alle esigenze culturali dei membri.

  • Documenti sanitari - in modo da poter prendere accordi adeguati in base alle esigenze mediche dei membri.

  • Controlli dei casellari giudiziari - per garantire che lo scoutismo sia uno spazio sicuro per giovani e adulti.

La base legale su cui trattiamo i tuoi dati

Rispettiamo i nostri obblighi ai sensi del GDPR e del DPA 2018 mantenendo aggiornati i dati personali; immagazzinandolo e distruggendolo in modo sicuro; non raccogliendo o conservando quantità eccessive di dati; proteggendo i dati personali da perdita, uso improprio, accesso e divulgazione non autorizzati e garantendo che siano in atto misure tecniche adeguate per proteggere i dati personali.

Nella maggior parte dei casi, la base legale per l'elaborazione sarà l'esecuzione di un contratto per i dati personali dei nostri volontari adulti e il legittimo interesse per i dati personali dei nostri membri giovani. I dati sensibili (categoria speciale) sia per i volontari adulti che per i nostri membri giovani saranno per lo più allineati alla base legale delle attività legittime di un'associazione. È richiesto il consenso esplicito dei genitori / tutori per scattare fotografie dei nostri membri. A volte, possiamo utilizzare l'interesse legittimo per elaborare fotografie in cui non è pratico raccogliere e mantenere il consenso come eventi su larga scala. In tali occasioni, chiariremo che questa attività si svolgerà e daremo alle persone l'opportunità di esercitare i loro diritti di interessati.

 

Utilizziamo i dati personali per i seguenti scopi:

  • per fornire informazioni su incontri Scout, attività, corsi di formazione ed eventi ai nostri membri e altri volontari nell'Unità di Supporto Scout Internazionale.

  • fornire un servizio volontario a beneficio del pubblico in una particolare area geografica come specificato nella nostra costituzione

  • per amministrare i record di appartenenza

  • per raccogliere fondi e promuovere gli interessi dello Scouting

  • per gestire i nostri volontari

  • per mantenere i nostri conti e registri (inclusa l'elaborazione delle richieste di aiuti regalo)

  • per informarti di notizie, eventi, attività e servizi gestiti o frequentati dall'Unità di supporto scout internazionale

  • per garantire e dimostrare la tua idoneità se fai volontariato per un ruolo nello scoutismo

  • per contattare il tuo parente più prossimo in caso di emergenza

  • per assicurarti di avere e mantenere le qualifiche e le competenze corrette.

Utilizziamo dati personali sensibili (speciali) per i seguenti scopi:

  • per la protezione della salute e della sicurezza di una persona durante la cura dell'Unità Internazionale di Supporto Scout

  • rispettare le credenze religiose di una persona per quanto riguarda le attività, il cibo e le vacanze

  • per il monitoraggio e la rendicontazione delle pari opportunità.

I nostri periodi di conservazione

Manterremo determinati tipi di informazioni per diversi periodi di tempo in linea con la politica di conservazione dei dati dell'Associazione Scout che può essere trovata qui

La politica sulla protezione dei dati dell'Associazione Scout può essere trovata qui e l'Informativa sulla privacy dei dati qui .

Condivisione delle tue informazioni

Giovani e altri interessati

Normalmente condivideremo le informazioni personali solo con i volontari adulti che hanno un appuntamento nell'Unità di supporto scout internazionale.

Condivideremo i dati personali dei giovani membri e dei loro genitori / tutori con la sede dell'Associazione Scout allo scopo di gestire i casi di salvaguardia. L'avviso sulla privacy e sulla sicurezza per The Scout Association può essere trovato qui: https://www.scouts.org.uk/DPPolicy .

Volontari adulti

Normalmente condivideremo le informazioni personali solo con volontari adulti che ricoprono incarichi appropriati all'interno della struttura di gestione di linea dell'Associazione Scout per l'Unità di Supporto Scout Internazionale e con la sede dell'Associazione Scout come controllori dei dati in comune.

Tutti gli interessati

Tuttavia, condivideremo le tue informazioni personali con altri al di fuori dell'Unità di supporto scout internazionale dove abbiamo bisogno di soddisfare un obbligo legale. Ciò può includere The Scout Association e la sua controllata assicurativa (Unity Insurance Services), i servizi delle autorità locali e le forze dell'ordine. Condivideremo le tue informazioni personali solo nella misura necessaria per tali scopi.

Condivideremo i tuoi dati con terze parti al di fuori dell'organizzazione solo se esiste un motivo legittimo per farlo.

Non venderemo mai le tue informazioni personali a terzi.

A volte possiamo nominare un membro per premi nazionali, (come i premi Scouting o Duke of Edinburgh) tali nomination ci richiedono di fornire i dettagli di contatto a tale organizzazione.

Laddove i dati personali siano condivisi con terze parti, cercheremo garanzie che i tuoi dati personali rimarranno riservati e che la terza parte rispetti pienamente il GDPR e il DPA 2018.

Come conserviamo i tuoi dati personali

In genere archiviamo le informazioni personali nei seguenti modi:

 

Compass - è il sistema di iscrizione online dell'Associazione Scout, questo sistema viene utilizzato per la raccolta e l'archiviazione di dati personali di volontari adulti.

 

Office 365 - è il sistema di comunicazione online utilizzato dall'Unità di supporto scout internazionale. Questo sistema viene utilizzato per tutte le comunicazioni, incluso il trattamento e l'archiviazione dei dati personali di volontari adulti in relazione all'Unità di supporto scout internazionale.

 

Inoltre, i volontari adulti conserveranno alcuni dati personali su fogli di calcolo / database locali.

 

Registrazioni stampate e dati conservati durante la partecipazione a eventi: la carta viene talvolta utilizzata per acquisire e conservare alcuni dati, ad esempio:

  • Amministrazione di Gift Aid

  • Registrazione all'evento

  • Moduli per cartelle cliniche e contatti (per eventi)

  • Coordinamento eventi con organizzatori di eventi

 

I registri cartacei per gli eventi vengono utilizzati piuttosto che fare affidamento su sistemi digitali sicuri, poiché spesso gli eventi si svolgono dove Internet e l'accesso digitale non saranno disponibili. Ridurremo al minimo l'uso della carta solo a quanto richiesto per l'evento.

Ulteriore elaborazione

Se desideriamo utilizzare i tuoi dati personali per un nuovo scopo, non coperto dalla presente Informativa sulla protezione dei dati, ti forniremo un nuovo avviso che spieghi questo nuovo utilizzo prima di iniziare il trattamento e definisca le relative finalità e condizioni di elaborazione. Dove e quando necessario, chiederemo il tuo previo consenso al nuovo trattamento.

Come forniamo questa informativa sulla privacy

A coloro i cui dati vengono elaborati da noi viene fornito un collegamento a questa pagina del sito. Su richiesta è disponibile anche una versione stampata.

I tuoi diritti

In qualità di interessato, hai il diritto di opporti al modo in cui trattiamo le tue informazioni personali. Hai anche il diritto di accedere, correggere, a volte eliminare e limitare le informazioni personali che utilizziamo. Inoltre, hai il diritto di presentare reclamo a noi e all'ufficio del Commissario per le informazioni ( www.ico.org.uk ).

A meno che non sia soggetto a un'esenzione ai sensi del GDPR e DPA 2018, hai i seguenti diritti rispetto ai tuoi dati personali:

  • Il diritto di essere informato - hai il diritto di sapere come verranno utilizzati i tuoi dati da noi.

  • Il diritto di accedere ai tuoi dati personali: puoi chiederci di condividere con te i dati che abbiamo su di te. Questa è una richiesta di accesso ai dati.

  • Il diritto alla rettifica: questo significa semplicemente che puoi aggiornare i tuoi dati se sono imprecisi o se manca qualcosa. I membri adulti potranno modificare e aggiornare alcune informazioni direttamente sul sistema di appartenenza Compass dell'Associazione Scout.

  • Il diritto alla cancellazione: ciò significa che hai il diritto di richiedere la cancellazione di tutti i dati personali che abbiamo su di te. Ci sono alcune eccezioni, ad esempio, alcune informazioni saranno conservate dall'Associazione Scout per motivi legali.

  • Il diritto di limitare l'elaborazione: se ritieni che non stiamo elaborando i tuoi dati in linea con questa informativa sulla privacy, hai il diritto di limitare qualsiasi ulteriore utilizzo di tali dati fino a quando il problema non sarà risolto.

  • Il diritto alla portabilità dei dati: questo significa che se ce lo chiedi dovremo condividere i tuoi dati con te in un modo che possa essere letto digitalmente, come un pdf. Ciò semplifica la condivisione delle informazioni con altri.

  • Il diritto di opporsi: puoi opporti al modo in cui i tuoi dati vengono utilizzati.

  • Diritti in relazione al processo decisionale automatizzato e alla profilazione: questo ti protegge nei casi in cui vengono prese decisioni su di te basate interamente su processi automatizzati piuttosto che su input umani, è altamente improbabile che questo venga utilizzato da noi.

Cookie del sito web

Cookie relativi ai moduli

Quando invii dati tramite un modulo come quelli che si trovano nelle nostre pagine di contatto o nei moduli di commento, i cookie potrebbero essere impostati per ricordarti i dettagli dell'utente per la corrispondenza futura.

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In alcuni casi speciali, utilizziamo anche cookie forniti da terze parti fidate. La sezione seguente descrive in dettaglio quali cookie di terze parti potresti incontrare attraverso questo sito.

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Per ulteriori informazioni sui cookie di Google Analytics, consultare la pagina informativa sulla privacy di Google ufficiale.

Chi contattare

In caso di domande relative alla presente Informativa sulla privacy o al nostro utilizzo dei dati personali, contattaci inviando un'e-mail a Craig Gibson all'indirizzo manager@issu.org.uk.

Numero di versione e data dell'ultima revisione

Versione 1.0 - ottobre 2020